Например: Имеем внутренний документ с видом "Договор поставки". Его отправляют на согласование ответственным лицам. Ответственные лица поставили свое согласовано, значит все ОК.
Теперь этот договор можно распечатывать, подписывать на бумаге, отправлять на ознакомление и т.п.
Но, например тот, кто запускал его на согласование имеет доступ на редактирование и, соответственно, может что-то поменять в нем после согласования.
(5) настройки программы - делопроизводство - состояния документов - ограничивать доступность полей по состоянию
Чтобы обнаруживать ошибки, программист должен иметь ум, которому доставляет удовольствие находить изъяны там, где, казалось, царят красота и совершенство. Фредерик Брукс-младший