Т.е. что будет если я начну копить файл *.1CD, а в это время пользователь создаст новый документ?

Кто-то из вас обломается, или копировщик (скорее всего) или пользователь.

файл занят вроде напишет

(1) Хорошо, если так)
(2) Пользователю?

(1) Никто не обломается, файл прекрасно скопируется. Но вот ошибки в нём будут почти наверняка.

(0) возьми и проверь

Нафиг такие проверки. Закрой все сеансы, потом копируй на здоровье

Или сделай бекап, а потом экспериментируй.

(0) не делай так и всё

(0) А выгнать пользователей из базы и поставить блокировку сеансов перед копированием нельзя?

(0) В копии будут битые данные. Пользуйся теневыми копиями.
Или вот небольшая утилита которая делает копии с использованием теневых копий - https://lightbackup.com/