Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, может у кого был такой кейс или опыт решения проблемы.

Сейчас ставим договорную работу с клиентами.
Создали вид документа "Договор с клиентом"
Создали комплексный процесс - Согласование - Регистрация - Утверждение - Передача контрагенту на ознакомление  -  и тд

Проблема вот в чем, мы создаем договор из шаблона, его правят/дополняют коллеги при согласовании, потом отправляем на знакомление контрагенту.
Вопрос, как быть если он внесет правки? А точнее что делать с эти файлом? У нас в карточке есть наш "исходный" файл с версионировнаием, а тут приелетает наш же файл, но с провками контрагента.
Можно как то заморозить предыдущий? Или есть какоето методологическое решение этой проблемы?

Спасибо больщое заранее! :) :) :)

(0) Исходящее и Входящее на его основе регать

(1)+ Внутренний документ (договор) - Исходящее письмо - Входящее письмо

(0) Добавляете условие выполнения "Передача контрагенту на ознакомление" и пускаете по новому кругу - "Согласование - Регистрация - Утверждение - Передача контрагенту на ознакомление".
Но - зачем? Почему нельзя начинать с договора, который уже согласован контрагентом? И вместо "Передача контрагенту на ознакомление" "Подписание контрагентом"?

(2)+ Но можно да и на новый круг ... - Входящее письмо - Внутренний документ (договор) - ...

+(3) В текущем варианте: вносить правки контрагента в договор, сохранять. Будет версионирование и возможность увидеть изменения.

(2) Т.е мы создаем проект внутренний документ Договор, добавляем в него шаблон нашего файла. Потом на его основании создаем Исходящий документ?
Как то я тут не очень понимаю механику и поведение прикрепленных файлов. Можете объяснить?

(4)Боюсь я не заставлю сотрудников создавать входящие письма(
И по вашей схеме создавать ещё один внутренний документ ?

(3) Потому что пока мы сос своей стороны согласуем у нас будет 100 писем в почте, пол офиса в копии, 15 веток версий документов. А хочется в одном месте все держать и вести строгий процесс

(2) Можно вас попросить по подробней объяснить эту схему?

(8) Тяжелый случай...
Изменения вносятся после согласования всеми. И опять согласуется (актуальная версия). Какие пол офиса и 15 веток?

(10) >>Изменения вносятся после согласования всеми.
так изменения будут вносить множество участников, тех же отделов разных. И будет естественно несколько вариантов, из которых потом согласовывается некий общий. Эти ж изменения и надо держать где то

(7) Ну да там же другое содержимое договор то контрагент изменил

(11) Изменения вносятся после согласования. Одним человеком (автором). А замечания пишутся в комментариях.

(12) Меня смущает большое количсетво карточек документов одного процесса, запутаются

(14) Они же связаны

(15) В папке "Договры с клиентами" будет 3 - 4 карточки договора одной цепочки, когда будут искать итоговый вечно, ещё запутаются и начнут рукаться.
Они хотят видеть 1 документ и работу по нему.
Или я не понимаю вашу механику

(13) не уверен, что это удобно. Например документ в ворде, изменения в комментариях с указанием в каких строках что на что поменять хочется?

(13) Ну это в идеале, а у нас юристы переписывают абзацы.
Но даже если и автор внес изменения.
"Добавляете условие выполнения "Передача контрагенту на ознакомление" и пускаете по новому кругу" -  так и планировала делать) Но версии файлов.. Замораживать их как-нибудь

(16) Эээ вы клиенту отправили свой вариант с кучей доп данных
Клиент взял и распечатал ваш вариант, начиркал а потом набили заново и прислали вам. И?

(18) Кусок процесса тендерного договора - http://pics.rsh.ru/img/_b2c6eopg.jpg
Версии этого договора - http://pics.rsh.ru/img/_bram38hj.jpg
Повторяю: один человек вносит изменения. И до внесения изменений (если есть сомнения) доп. согласвания.

+ (20) Что касается проформы договора: задача юристов сделать толковую проформу.

(20) самая, на мой взгляд, живая схема. Есть ответственный по договору, он и должен вносить все изменения

(22) у нас согласующие сами вносят изменения. Это двойная работа: сначала напиши что и как изложить, потом кто-то внесет изменения (надеюсь так, как я написал)

в вашем случае "Согласование" - это вложенный и итеративный процесс.
каждая его итерация будет содержать новую копию документа который собственно и будете согласовывать.
ну и какие то комментарии по изменениям от ответственных по подразделениям чтобы не вычитывать каждый раз весь текст на десятках листов.

(23) после того как "кто то внесёт изменения" документ ещё раз прилетит на согласование, задача согласующего проверить, что изменения внесены и именно те, которые нужны. Иначе зачем он нужен?

(25) это похоже на: распечатать таблицу эксель и потом бумажный вариант сверять с экраном

У нас на практике первоначальная редакция, если нет типового договора, согласовывается в рабочем порядке (в почте и т. п.). В ДО запускается предварительно согласованная и проверенная юристами версия. Далее все участники согласования дают свои комментарии и согласовывают или нет договор. Автор учитывает правки и исправленный документ запускает на второй круг. Дурным тоном считается выдача замечаний порциями, обычно вываливают сразу всё. Редко когда на договор уходит больше 2-3 кругов ада, при 10-12 согласующих. Но тут заслуга опять юристов, хорошие шаблоны. Хуже когда приходится согласовывать протоклы разногласий и протоколы урегулирования этих разногласий. При этом работа по договору, как правило, ведётся.

Большое всем спасибо за советы! Будем пробовать :)